Beneficios de RPA, el camino a la eficiencia

14 de febrero, 2021

¿Es realmente un beneficio para las empresas de software implementar RPA (automatización robótica de procesos)? Actualmente, muchas empresas de software enfrentan desafíos para mejorar la personalización de sus procesos internos y aumentar la eficiencia en la ejecución de las operaciones. Esto sin duda, puede ser impulsado a través de los beneficios de RPA.

¿Qué es RPA?

RPA es una nueva tecnología que permite la gestión y automatización de procesos de negocio relacionados principalmente con entornos de oficina (Strömberg, K. 2018).  Por  ende, funciona de acuerdo a una serie de entrenamientos de tareas repetitivas con el objetivo de automatizarlas y que sean ejecutadas por sistemas. Sin duda, RPA se ha convertido en una tendencia significativa para estas empresas que continuamente buscan mejorar su productividad y quieren aplicarla.

Al mismo tiempo, es una oportunidad de cambio para los empleados, quienes están sujetos a aceptar y adaptar esta tecnología en su desempeño laboral. En el ensayo se ilustra que, si bien algunos empleados temen ser reemplazados por la automatización, los estudios han demostrado que beneficia a las empresas. Pues, la automatización aumenta la eficiencia reduciendo errores manuales, disminuyendo tiempo y costos de ejecución y permitiendo que el talento se concentre en otras actividades.

Beneficios de RPA.

  1. Reducción de errores manuales
  2. Reducir costos en la ejecución de tareas repetitivas
  3. Impulsa la innovación

Estos son los tres principales beneficios de RPA, ya que la lista es extensa. Para continuar con esta apreciación, es relevante tener en cuenta los beneficios que esto produce en las empresas de software. Las cuales, actualmente están tratando de modificar procesos para obtener mejores resultados en todas las áreas.

1. Reducción de errores manuales

El primer beneficio es la reducción de errores manuales. RPA permite a las empresas mejorar su desempeño y eliminar aquellos errores que constantemente son repetitivos. A través de entrenamientos sistemáticos se programan robots virtuales para realizar acciones similares a las de los empleados y obtener la misma ejecución de actividades. (GeyerKlingeberg, J. et al., 2018).

En el proceso de formación y adopción de los robots virtuales, es necesario asegurar la preparación para identificar errores y la forma de solucionarlos automáticamente. Inclusive, identificar la mejor forma de realizar dichas actividades. Cada vez que se entrenan estos robots virtuales, la probabilidad de errores será mínima porque su configuración se basa en reglas simples y lógica empresarial. Como señala Strömberg, K. (2018), la calidad de los procesos se mejora con RPA, evitando pasos innecesarios y asegurando un correcto entrenamiento.

Sin embargo, el lado negativo de este panorama está enmarcado en el proceso de inicio y adaptación. Esto, debido a que algunos empleados generan oposición al creer que su esfuerzo laboral será reemplazado por el uso de robots. No obstante, siguiendo el flujo de trabajo que sugiere esta tecnología, el éxito es contar con personas comprometidas en el aprendizaje y comprensión de RPA. Con ello se garantiza el entrenamiento, realizar actividades de seguimiento continuo del rendimiento y velar por que el resultado generado sea consistente.

2. Reducir costos en la ejecución de tareas repetitivas

Así mismo, RPA permite a estas empresas reducir costos en la ejecución de tareas repetitivas y que suelen consumir mucho tiempo. A pesar de que esto genera malestar en algunos empleados, ya que, sus actividades disminuirán para ser realizadas por robots, reafirmando el ser reemplazados. Aun así, es importante resaltar que lograr el beneficio que genera RPA y cambiar la perspectiva de los empleados hacia esta tecnología. Es posible si se generan múltiples capacitaciones y transferencias de conocimientos, involucrando a los empleados en este proceso y enfocándose como principales actores. De esta manera, ellos podrán incrementar su desempeño a lo largo de todo el proceso.

Como consecuencia, mientras ahorran tiempo, podrán concentrarse en otras actividades más relevantes para invertirlo en agregar valor a la empresa resolviendo situaciones importantes. Badiuzzaman, y Rafiquzzamant (2020), expresan que es poco probable que RPA destruya oportunidades porque tienen la posibilidad de capacitarse con conocimientos especializados para procesos automatizados. RPA promueve la optimización de recursos, reduciendo el número de personas dedicadas a una actividad, y ampliando el conocimiento haciéndolos especialistas más analíticos y productivos. Por otro lado, según GeyerKlingeberg, J. et al. (2018), RPA ayuda a las empresas a mejorar su operación. Empero, argumentan que es importante destacar que no todos los procesos pueden automatizarse, muchos de ellos requieren que las personas tomen acciones y participen activamente. Permitiendo que las empresas noten que la RPA es una tecnología para facilitar el trabajo de los empleados y abordar su uso en beneficio colectivo.

3. Impulsa la innovación

En efecto, RPA se centra en la innovación, es decir, en la creación de ideas, productos, servicios y prácticas que aumenten la productividad. Subsecuentemente las empresas de software deben estar dispuestas a realizar cambios, adoptar tecnologías, transformar el conocimiento y estar al tanto de la tendencia tecnológica. Por lo tanto, es importante establecer estrategias para involucrar a los empleados en todos los procesos de cambio y descubrir cuáles son sus habilidades.

Asatiani et al. (2020) realizaron entrevistas a empleados y mostraron que se expresan con cierto temor a los cambios que pueden ser generados con RPA. Entre los resultados, se puede ver que hay algunas respuestas muy comunes, algunas que mencionan que los robots podrán cubrir muchos puestos de trabajo. También declararon que aquellos puestos que no sean cubiertos con la automatización requerirán educación superior. Por el contrario, otras respuestas están inclinadas a favor de estos cambios tecnológicos. Las respuestas a favor  son conscientes de que esto les permitirá tener nuevas oportunidades y actualización de trabajos, e incluso nivelar las cargas y asignaciones. Ciertamente, la implementación de RPA propone una evolución de la mentalidad de todos los trabajadores. Involucra desde la dirección de operaciones hasta las diferentes áreas de la empresa, incluyendo gestión humana, la cual es clave en esta transformación. Por lo tanto, la gestión del cambio implica generar conocimiento transversal y producir oportunidades para que los trabajadores puedan conocer sus habilidades y adquirir experiencias. Tal como lo expone Strömberg, K. (2018). Esta es una oportunidad para transformar el conocimiento de los empleados y contribuir al propósito de la empresa, y esto es uno de los beneficios de RPA más importantes.

Conclusión

Por consiguiente, es justo concluir con que los beneficios de RPA se han convertido en una tecnología importante que permite a las empresas simplificar sus actividades rutinarias. Sin duda, las características que describen a RPA están vinculadas entre sí. Entre los beneficios se destacan en reducir drásticamente los errores y, por tanto, reducir costos y tiempos de actividades manuales. Como consecuencia, esto genera directamente disponibilidad de tiempo y recursos para que los empleados se enfoquen en ampliar habilidades y conocimientos e incrementar su productividad. Es válido resaltar, que es muy común que algunos empleados temen ser reemplazados en su trabajo por robots virtuales. Sin embargo, esto es solo una señal de la falta de información y conocimiento sobre las amplias bondades que produce este tipo de tecnología. Una capacitación adecuada disminuirá directamente los malentendidos en el proceso de adaptación y ayudará a obtener mayores beneficios tanto para empresas como de los empleados.

Referencias

Asatiani A., Penttinen E., Ruissalo J., Salovaara A. (2020) Knowledge Workers’ Reactions to a Planned Introduction of Robotic Process Automation—Empirical Evidence from an Accounting Firm. Hirschheim R., Heinzl A., Dibbern J. (eds) Information Systems 

Outsourcing. Progress in IS. Springer, Cham. 

Badiuzzaman, M., & Rafiquzzamant, M. (2020). Automation and Robotics: A Review of Potential

Threat on Unskilled and Lower Skilled Labour Unemployment in Highly Populated Countries. International Business Management, 14 (1): 16-24.   

Deloitte LLP (2018). Robotic Process Automation. 

GeyerKlingeberg, J., Nakladal, J., Baldauf, F., Veit, F., (2018). Process Mining and Robotic

Process Automation: A Perfect Match. Paper presented at 16th International Conference 

on Business Process Management 2018. Industry Track Session, Sydney, Australia.

Leduc, S., Zheng, L., (2019). Robots or Workers? A Macro Analysis of Automation

and Labor Markets. Federal Reserve Bank of San Francisco. Working 

Paper 2019-17. link

Strömberg, K. (2018). Robotic Process Automation of office work: benefits, challenges, and capability development. Dissertation. Retrieved from: link

Alejandra Orozco Avendaño 

Linkedin; https://www.linkedin.com/in/alejandra-orozco-avenda%C3%B1o-86895b35/

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